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Leistungsverzeichnis der IVG Immobilien Verwaltungs-Gesellschaft mbH  

Objektpflege:         

  • Stammdatenanlage des Objekts in das Hausverwalterprogramm.
  • Neuanlage der Eigentümer, Mieter, Miete, Personenzahl, Betriebs - und Heizkosten, Größe, Wohneinheiten, Garagen- und Stellplätze, Hausgelder, Instandhaltungsrücklagen, erstellen der Erlös- und Aufwandskonten, Kontenrahmen, Handwerker und Lieferanten, Servicefirmen, technische Daten des Objekts.     

Administration:

  • Allgemeine Verwaltung
  • Korrespondenz (Schriftwechsel mit Eigentümern, Behörden, Mietern, Lieferanten etc.)
  • Bearbeitung von Postein- und Ausgängen, Telefonate.
  • Prüfung der Versicherungsverträge.
  • Überwachung der Einhaltung einer vorhandenen Hausordnung. Bei Nichteinhaltung, Abmahnung des Mieters/Eigentümers.

Abrechnungswesen, Buchhaltungsarbeiten, Zahlungsverkehr:

  • Einziehen der Miet- und Hausgelder
  • Kontieren und Verbuchen der Miet- und Hausgelder sowie der Aufwände; erstellen der laufenden und ordentlichen Buchhaltung
  • Anlage von überschüssigen Geldern auf Festgeldkonten, Sparbüchern etc. Buchung der Ein- und Ausgänge
  • Falls erforderlich, Erstellung und Berechnung der Sonderumlagen. Kontrolle der ordnungsgemäßen Eingänge
  • Ablage Buchhaltung je Objekt
  • Jahresabschluss
  • Termingerechte Überweisung von öffentlichen und sozialen Abgaben mit Belegaufbewahrung und Zahlungsprotokoll
  • Überweisung von Handwerker-, Lieferanten- und sonstigen Rechnungen
  • Kontrolle der Einzüge wiederkehrender Leistungen wie Stadtwerke, Telekom,
  • Müllgebühren, Grundbesitzabgaben, Kabelgebühren usw.
  • Einrichten von Daueraufträgen etc.

Wohnungseigentumsverwaltung:

  • Jährliche Prüfung der Buchhaltungsunterlagen durch den Verwaltungsbeirat oder dessen Vertreter
  • Vorlage der jährlichen WEG- Abrechnung (Einnahme-/Überschussrechnung)
  • Erstellen der jährlichen Einzelhausgeldabrechnung
  • Aufstellung des Wirtschaftsplans. Angleichung der Hausgelder lt. neuem Wirtschaftsplan
  • Gelder der Gemeinschaft werden auf einem gesonderten Konto geführt, ebenso die Festgelder und Sparbücher
  • Anlage Instandhaltungsrücklagenkonto. Geldanlagen oder Verfügungen nur in Absprache mit den Verwaltungsbeiräten
  • Organisation und Durchführung ordentlicher- und außerordentlicher Wohnungseigentümerversammlungen lt. Teilungserklärung
  • Erstellen der Tagesordnung
  • Verfassen der Beschlussanträge.
  • Durchführung der gefassten Beschlüsse
  • Erstellen des WEG -Protokolls
  • Fortsetzung Wohnungseigentumsverwaltung
  • Interessenwahrnehmung der Eigentümer bei Rechtsstreitigkeiten, in Abstimmung mit den Eigentümern. Weiterleitung der Angelegenheiten an Rechtsanwälte
  • Enge Zusammenarbeit mit den Verwaltungsbeiräten

Mietverwaltung:    

  • Abschluss und Kündigung von Mietverträgen
  • Protokollierte Wohnungsabnahme - und Übergaben
  • Leerstandsmanagement
  • Mahnen bei Zahlungsverzug
  • Bearbeitung der Kautionssparbücher und Verpfändungserklärungen. Abrechnung und Freigaben der Kautionen bei Auszug
  • Interessenwahrnehmung des Vermieters bei Rechtsstreitigkeiten. in Abstimmung mit dem Vermieter. Weiterleitung der Angelegenheiten an Rechtsanwälte
  • Erstellen der Betriebs- und Heizkostenabrechnung
  • Anpassung der Vorauszahlungen
  • Prüfung auf Mieterhöhungen, Indexmieten
  • Ansprechpartner für Mieter

  Instandhaltungen:           

  • Einholung und Vergleichen von Angeboten für bevorstehende Instandhaltungsmaßnahmen
  • Nach Rücksprache des/der Eigentümer(s), Vergabe von Aufträgen für Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten. Auf Wunsch der Eigentümergemeinschaft werden nur Firmen beauftragt die, die Eigentümer vorschlagen. Nur in Ausnahmefällen und nach Absprache mit den Verwaltungsbeiräten, können auch andere Firmen beauftragt werden
  • Abnahme und Überwachung von durchgeführten Handwerkerarbeiten
  •          
  • Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit der Handwerker- und Lieferantenrechnungen
  • Einleitung von Sofortmaßnahmen in dringenden
  • Fällen, wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc.
  • Bei Versicherungsschäden; Schadensmeldung an die Versicherung mit Regulierungsüberwachung

Objektbetreuung:  

  • Regelmäßige Objektbegehung
  • Besichtigung auf Mängel am und im Objekt
  • Zustandskontrolle der Außenfassade, Treppenhaus. Dachboden, Außenbereich

Hausmeisterservice:  

  • Abschluss der erforderlichen Dienstverträge im Einvernehmen des/der Eigentümer(s)

Informationspflicht:  

  • Einsichtnahme der Eigentümer in die Rechnungslegung
  • Auskunftspflicht über alle Angelegenheiten der  Wohnungs-eigentümergemeinschaft, Vermieter, Eigentümer und Verwaltungsbeiräten.

Sonderleistungen gegen zusätzliche Berechnung:

  • Sondereigentumsverwaltung, Vergütung nach Aufwand.
  • Beratung der Eigentümer je nach Umfang.
  • Erteilen und Erstellen von Verwalterzustimmungen bei Verkauf einer Wohnung.
  • Abhaltungen von außerordentlichen Eigentümerversammlungen je Abend werden mit 178,50 Euro incl. MwSt. vergütet.
  • Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums vom Bauträger
  • Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen, soweit sie sich auf das gemeinschaftliche Eigentum beziehen.
  • Verhandlungen mit Behörden und Erfüllung behördlicher Auflagen.
  • Bearbeitung von Baugenehmigungsverfahren.
  • Erstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung einschließlich fehlender Abrechnungen für Zeiträume, in denen ein Dritter das Amt des Verwalters inne hatte sowie Nochholung aller erforderlichen Verwaltertätigkeiten aus diesem Zeitraum. Erstellung oder Wiederherstellung fehlender Verwaltungsunterlagen, die durch Durchführung einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich und bei Übernahme der Verwaltung nicht vorhanden sind.
  • Vorbereitung und Durchführung gerichtlicher Mahn- und Klageverfahren.
  • Abwicklung von Versicherungsschäden im Sondereigentum; Schadensermittlung und - Beseitigung sowie Abwicklung des Versicherungsfalles; Vergütungsschuldner: der jeweiligen Wohnungseigentümer.
  • Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsbeirates außerhalb der üblichen Bürozeiten, sonstige besondere Verwaltungsleistungen, die in Ihrem Vertrag nicht geregelt sind.
  • z.B. häufiger Briefwechsel zwischen Eigentümer/ Verw. -Beiräten und Verwaltung. Einrichtung und Führung einer vorschriftsmäßigen Lohnbuchhaltung für das Objekt.
  • Anmahnung rückständigen Hausgeldes gegenüber Wohnungseigentümern: Hierfür wird ein Kostenersatz in Höhe von jeweils 11,90 Euro inkl. MwSt. berechnet.
  • Erstellen der jährlichen Steuerbescheinigungen je Wohnungseigentümer.
  • Planung und Durchführung von Umbauten, Ausbauten, Instandsetzungen etc.: Nach Vereinbarung, mindestens 3,75 % der Auftragssumme zzgl. der gesetzlichen MwSt.
  • Kosten für die Anfertigung von Kopien
  • Bei Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren erhöht sich die Verwaltergebühr um 2,50 Euro je Wohneinheit zuzüglich gesetzlicher MwSt.

Für diese besonderen Verwalterleistungen gilt eine Vergütung von derzeit 45,00 Euro + MwSt. pro Stunde. Zuschlag für Samstag, Sonn- und Feiertage 100 %.

Außerdem sind dem Verwalter alle in diesem Zusammenhang entstandenen Auslagen zu erstatten. Diese Auslagen trägt die WEG. Der Verwalter ist berechtigt, im erforderlichen Umfang Hilfskräfte (z.B. Sachverständige/Rechtsanwälte) auf Kosten der Eigentümergemeinschaft hinzuzuziehen.


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